Alle har deres produktivitetsritualer, at de bryder ud, når de føler sig godt og motiverede. E-mails bliver besvaret på stedet, skriveborde bliver ryddet, opgavelister er skrevet - alle disse er beregnet til at bringe os til 100 procent produktivitet. Men det viser sig, at mange ting du synes er produktive, er faktisk spild af tid.

Mens du bruger en times arbejde med at holde opgaver som at få din indbakke til nul eller rydde den arkivering, der er blevet forsømt, kan du få det til at føle, at du får en masse opnået, du kan faktisk ikke være. Det viser sig, at meget af det vi gør, er unødvendigt, og det giver os bare travlt arbejde og distraherer os fra vores centrale projekter og opgaver. I stedet for at bruge al vores mentale energi på et projekt, der vil få kunder og resultater gennem døren, er vores opmærksomhed opdelt på kontorritualer, der kunne overses eller ignoreres helt.

Derudover gør det svært at gå tilbage til det, vi gjorde, ved at bryde vores fokus for at udføre nogle af disse opgaver (som at svare på e-mails). Nogle tidsløbere kan være overraskende, så jeg har brudt det ned for dig. Nedenfor er 11 ting du synes er produktive, men er faktisk kontor tid wasters.

Check It Out: Produktivitetsprojektet, $ 14, Amazon

1. Brug af Productivity Apps

Mens du trækker din telefon op til at dokumentere to-do-lister og ideer, kan det virke som et skridt i den rigtige retning. Hurtig brug af pen og papir er så meget hurtigere. Virksomhedsforfatter Mikey Rox fra Financial Site Wise Bread bekræftede, "Tabletter og smartphones kan være fremragende produktivitetsværktøjer. Men når det kommer til at tage noter eller skrive ideer hurtigt, kan du være bedre med den meget enklere pen og papir." Bare hold dig til de klæbende noter.

Mini Post-Dens, $ 7, Amazon

2. Check e-mails, når de kommer ind

Du tror måske, at du gør det n for at udstyre enhver lille brande, men konstant at kontrollere dine meddelelser er super uproduktiv. Virksomhedsforfatter Jessica Stillman fra iværksættersted Inc. forklarede: "Selvfølgelig kan du svare på den nye besked super hurtig, men hver gang du gør, koster du dig selv den tid, det tager at fokusere på, hvad du tidligere gjorde." I stedet delegere tider for at kontrollere e-mails og bare forlade alle meddelelser indtil da.

3. Polering det til perfektion

Mens du måske tror du giver dig 110 procent projekt med din perfektionisme, dræber du faktisk tid. Forretningsforfatter Gwen Moran for Fast Company forklarede: "Det kan være svært at færdiggøre eller aflevere dit projekt eller opgave, fordi du aldrig føler det godt nok. Når du slipper for at forsøge at være perfekt, føler du dig villig til at møde udfordringen og vide når arbejdet er godt nok til at gå videre til næste fase. " I stedet for at spilde tid unødigt buffe aspekter af processen, afslut det til det bedste af dine evner og fortsæt.

4. Du gør rengøringsopgaver først

Det virker altid som en god idé at få alle dine monotone hus til at holde opgaver væk, men det forhindrer faktisk din produktivitet. Virksomhedsforfatter Larry Alton fra Entreprenør spurgte: "Begraver du dig selv i ubetydelige opgaver eller dem uden for styringshuset, for kun at indse i slutningen af ​​dagen, at du stadig har dine største, vigtigste projekter til at tage sig af?" Selv om det er helt okay at starte med nogle autopilotopgaver, skal du sørge for at de ikke tager en god del af dagen. Det er ikke nødvendigt.

5. Slukning af opgaver ikke på listen

Hvis du er en af ​​de mennesker, der føler sig mest produktive, når de følger deres blok for at blokere tidsplanen, kan du lægge små opgaver, der ikke er planlagt i endnu. Selvom det kan virke som en god tid at holde, er det faktisk en tid at suge fejl. Erhvervskribent Jane Porter fra Entreprenør råder: "Hvis du kan betale en regning eller planlægge en aftale om et par minutter, skal du gøre det straks." Du er allerede i det rigtige tog, men for at få det gjort, og det vil spare dig for hassel til senere.

6. Rydning til rydding

Hvis du er den type person, der har brug for nulknude for at fokusere på alle måder, kommer du til rengøring. Men hvis du ikke er ligeglad med tilstanden på dit skrivebord eller indbakke, hvorfor spilde tid på at sætte det sammen igen? Moran satte det på lyset: "Hvis du har meget email i din indbakke, generer du dig ikke, hvorfor spender du timer hver uge på at forsøge at komme ind i indbakke nul?" Din tid kunne blive meget bedre brugt et andet sted - gør det bare fordi du tror du skal.

7. Midlertidig fastsættelse af hikke

Nogle gange, når noget går i stykker eller går forkert, kan du måske finde dig selv scurrying for at sætte en bandaid på den, indtil du kan rette den. At have det bandaged op er bedre, så det bliver brudt, right? Ifølge Stillman, forkert. Hun sagde: "Du sparer ikke tid med den midlertidige løsning, der bare går i stykker i en uge. Indsæt tiden til at ordne det." Giv det din fulde opmærksomhed eller vent, indtil du kan give det en 100 procent.

8. tager ikke pause

Det kan virke som at snyde sammen uden en pause hele dagen, betyder at du er dybt i zonen, men den slags overarbejde har faktisk en negativ indvirkning på din produktivitet. Rox rapporterede: "Men mange undersøgelser har vist, at at tage en pause eller endda en kort lur kan faktisk øge din produktivitet og øge kvaliteten af ​​din arbejdsindsats." Du skal have en pause og en chance for at nulstille for at komme med nye ideer og friske tager, så sørg for at tage disse pauser.

9. falder ind i en cyklus

Mens du måske har en rutinemæssig down pat, som lader dig flyve gennem dine opgaver, hvis du konstant finder dig selv den samme til-dos igen og igen og ikke har en skabelon eller få den automatiseret, spilder du tid. Porter anbefalede: "I stedet for at starte fra bunden hver gang, anbefaler Sexton at oprette en skabelon til sådanne rutinemæssige opgaver som e-mail-svar på almindelige forespørgsler, fakturaer, klientbreve og mødeagendinger." Du sparer endnu mere tid, hvis disse ting allerede har svar eller automatiserede tidsplaner til dem.

10. At sige "Ja" nemt

Selvom det er enig om at påtage sig projekter og to-dos, kan du se ud som om du er en holdspiller, alt det gør, er at sadelere dig med for meget arbejde, hvilket gør dig kyst gennem dine opgaver, så du bare kan afslutte dem til tiden. Virksomhedsforfatter Vivian Giang fra Inc. påpegede: "Du tror måske, at man siger" ja "til alt, der gør dig lettere til at arbejde med, men det gør dig også en uproduktiv person til at arbejde med." Hold fokus på dine vigtigste opgaver og lær at taktfuldt afvise.

11. At sætte dit største projekt øverst

Det lader til, at det ville være sund fornuft at sætte dit vigtigste projekt på dagen øverst på dig, men det er faktisk frygtelig uproduktivt. Giang forklarede: "De fleste vil sætte det vigtigste på toppen af ​​deres liste, men det vil faktisk gøre dig ikke lyst til at gøre det, især hvis du er en procrastinator." At se den store opgave vil kun fylde dig med frygt og gøre dig nervøs over alt det kommende arbejde, så bump det ned et par tal. Det bliver mere produktivt at gøre det fjerde end først.

Som du kan se, er der mange overraskende på denne liste! Nu hvor du er opmærksom på dem, nip dem i sengen og kyst så meget lettere gennem din dag.